Навигация в штормовую погоду для директоров и бухгалтеров

27 июня в Красноярском Доме журналиста (Союз журналистов Красноярского края) прошёл круглый стол «Проблемы и решения бухгалтерских услуг в современных условиях». Состоялся обстоятельный разговор с профессионалами, были получены ответы на многие актуальные вопросы. По окончании состоялся разговор советника президента Союза «ЦС ТПП», редактора еженедельника «Аргументы недели. Енисей» Андрея Думанского с членом Союза «Центрально-Сибирская торгово-промышленная палата», директором аутсорсинговой компании «БухгалТерра» Еленой Герасименко.

Организаторами публичных слушаний выступили: еженедельник «Аргументы недели. Енисей»; Союз «Центрально-Сибирская торгово-промышленная палата»; ООО «БухгалТерра» и Союз журналистов Красноярского края.

– Елена Александровна, мы с вами наиболее плотно познакомились год назад (хотя были знакомы и ранее), когда создали Оргкомитет по подготовке, а после триумфально провели региональный конкурс «Лучший бухгалтер Красноярского края 2016»! В этом году расчехливаем чехлы, выходим на большой корт?

– Безусловно, краевой конкурс «Лучший бухгалтер Красноярского края 2016» – это определённая веха. Событие для региона и, конечно же, для нашей скромной, по меркам Сибири, фирмы. Нам его бы не потянуть без Вас и Вашего медийного холдинга. Ну и, конечно, мы бы не состоялись, если бы не личный вклад президента Союза «Центрально-Сибирской ТПП» Рафаэля Шагеева и консолидирующая роль ТПП РФ. Именно Рафаэлю Марсовичу принадлежит идея проведения профессионального регионального конкурса. Потом нас поддержало агентство «Sibargument.ru», потом Министерство финансов Правительства Красноярского края, и когда мы уже пришли в СФУ, а точнее в бывший мне родной Институт торговли, всё стало на место. Конкурс прошёл успешно. Только участников было под сотню… Бухгалтеры из бюджетной и коммерческой сферы.

Конкурс состоялся, и мы уже скоро начнем подготовку конкурса 2017 года (совместный проект с Союзом «ЦС ТПП»).

Проект получился достаточно интересным, очень много было благодарных отзывов и со стороны бухгалтерского сообщества, и со стороны Администрации края. Конкурс не коммерческий, он направлен на выявление талантливых бухгалтеров и поднятие профессионализма в нашей сфере.

– «Основные программные продукты ООО «БухгалТерра» и направление развития. Проблемы и решения бухгалтерских услуг в современных условиях» – такие темы были заявлены в Доме журналиста?

– Меня, конечно, очень волнует развитие такого перспективного направления, как аутсорсинг. Но к нему почему-то многие относятся не очень однозначно. Главная проблема аутсорсинга заключается во взаимоотношениях сторон Заказчик-Исполнитель, где и можно обнаружить больные места. И нам, профессионалам, приходится искать решения, выходы из сложных ситуаций.

– Скажите, истории разные бывают, порой и со штатными бухгалтерами неприятные ситуации… Мы уж не говорим, когда рушится фирма, бухгалтер бежит, вы в шоке, надо срочно найти выход. Кто подхватит бухгалтерию фирмы?

– У меня тоже достаточно много историй. К нам не раз приходили клиенты за восстановлением. Это жертвы и аутсорсеров, и штатных бухгалтеров, также приходили недовольные прежней аутсорсинговой компанией, и от нас (даже не буду скрывать) уходили чем-то недовольные клиенты.

Анализируя такую миграцию, я поняла, что причин может быть много, но суть в них одна.

По опыту знаю, что всегда винят аутсорсеров. Но всегда ли их только вина, с этим хочется разобраться. Я не хочу снимать вины с аутсорсеров, есть действительно недобросовестные компании, которые создают негативное отношение к аутсорсингу, но это издержки, как и в любой другой отрасли. Такие компании должны сами уходить с рынка, если клиенты сделают выбор в сторону качественного аутсорсинга.

– Но вот вопрос – что считать качественным и что считать некачественным?

– Первопричина начинается с того, как клиент подходит к выбору аутсорсера и какой подписывает договор с ним. Или это формальный (типовой) договор возмездного оказания услуг на одну страницу, или это серьёзный документ, который содержит и предусматривает все аспекты взаимоотношений – от соглашения о конфиденциальности до определения уровня сервиса и графика взаимодействия.

И важно, на какой период времени Вы предполагаете сотрудничество (в 90% случаев этим вопросом никто не задаётся), как клиент подходит к выбору аутсорсеров, проверяет ли их и по каким параметрам, читает ли договор на этапе выбора, задаётся ли вопросами:

– Сколько клиентов обслуживает организация и сколько при этом имеет в штате бухгалтеров?

– Как проходит процесс обслуживания? Один бухгалтер-универсал обрабатывает от начала до конца (от первички до баланса) или за каждый участок отвечает свой бухгалтер? Какой вариант ближе вам?

– Как происходит процесс взаимодействия? Передача документов (как осуществляется приём и передача документов, как фиксируется, какие документы вы передали, какую несёт исполнитель ответственность в случае утери документов). Есть ли регламент взаимодействия, прописанный в договоре, как быстро должны выполняться поручения и.т.д.

– Насколько прозрачное ценообразование. Если в договоре указан фикс (абонентская плата) за определённое количество операций, то задаётесь ли вопросом в случае роста бизнеса, что будет происходить с ценой? Прописано ли это в договоре?

– Как автоматизирован процесс и какие программные продукты используются?

И самый главный, наверно, вопрос:

– Какие вы получите гарантии не на словах, а на фактах? Гарантии в том, что вся отчётность сдаётся вовремя, с корректными данными, и что с налоговой не прилетят сюрпризы через три-четыре года. Какую ответственность несёт аутсорсер и насколько реально привлечь его к ответственности?

Бухгалтерский аутсорсинг – это сложный и многогранный процесс, который необходимо выстроить так, чтобы работало всё «как часы». Открыть бухгалтерскую фирму несложно. Любой главбух или даже бухгалтер, окончивший трёхмесячные курсы, может зарегистрировать ИП или ООО и обслуживать клиентов. Но вопрос в том, что произойдёт, когда клиентов станет не один, два, три, а десять, двадцать, тридцать? Как этот процесс контролируется тогда? Важно, чтобы самого клиента это интересовало и он не стеснялся эти вопросы задавать, ведь от этого зависит его безопасность. Чтобы найти на рынке «своего аутсорсера», нужно «попотеть»: в дубль-гисе найдётся более полутысячи компаний. Но зато этот труд не пропадёт зря, и у вас на долгосрочную перспективу появится надёжный партнёр.

– К Вам можно прийти на консультацию?

– Почему же нет, приходите, всем поможем. То, что я озвучиваю, это меня действительно волнует. Я не из тех людей, которые будут сидеть и просто вести разговоры.

– Как же Вы простраиваете все эти процессы?

– Для меня всегда главенствует принцип – «не подвести». Мне нужно так простроить систему управления, чтобы комар носа не смог подточить. И чтобы не подводить клиентов, я стала задаваться вопросами:

– Каким образом я могу предоставить клиентам гарантии качества?

– Как мне сделать ценообразование прозрачным, чтобы клиент понимал, за что он платит?

– Как уйти от ручного управления и не позволять бухгалтерам самовольничать?

Стандарты учёта у нас едины для всех, и они прописаны в ПБУ (Положения бухгалтерского учёта, утвержденные Минфином РФ). Но почему-то каждый бухгалтер делает всё по-своему. Поэтому у бухгалтеров должны быть чётко прописаны чек-листы (инструкции), по которым он должен действовать, и сами бухгалтеры должны быть поставлены в такие рамки, которые не позволят им что-то не сделать или сделать не так (не соответствующие стандарту), тем самым исключая человеческий фактор и «личное суждение» бухгалтера.

Я понимала, что воплотить это в жизнь смогу, когда весь процесс «от и до» автоматизирую. То есть понимала своё движение от экстенсивного пути к интенсивному. Стала думать, как обойти эту стену, в которую я уперлась, мысли крутились возле 1С. В 1С. Сильные методологи и сама компания является признанным экспертом в области программного обеспечения. Чудом вышла на них, и каково же было моё удивление, когда по итогам переговоров я поняла, что нашла то, что искала. Поехала в Москву. Мне там презентовали новый проект 1С БухОбслуживание. При встрече с основателем компании 1С г-ном Нуралиевым Борисом Георгиевичем он обозначил, что данный проект является стратегическим и они готовы взять на себя разработку высокотехнологичного процесса. Таким образом, получилось объединить технологический софт 1С с моим желанием вывести аутсорсинг на принципиально новый уровень бухгалтерского обслуживания.

– Что даёт это клиентам?

– Давайте по пунктам. Конечно же, Гарантии качества. Первое: Клиенту предоставляется в пользование на весь срок договора база 1С Предприятие в облаке (интернете). Создав единое информационное пространство Клиент-Исполнитель, заказчик может в любое время зайти в программу и сам проверить сданную отчётность, сформировать для себя отчёты по контрагентам, по выручке, по остаткам ТМЦ, акты-сверки и т.д. Если возникнут вопросы или сомнения, всегда можно их адресовать в компанию для получения ответа.

Второе: Бухгалтеры работают в СРМ (Управление фирмой аутсорсера), где для каждой роли (оператор, расчётчик, кадровик, главный бухгалтер, методист) предусмотрены определённые задачи по клиенту, которые не выполнить просто невозможно, так как программа это не позволит сделать. В СРМ предусмотрен также контроль сроков и задач, которые выставляет клиент.

Третье: Ежеквартальный внутренний аудит. Аудит проводится автоматизированно методистом компании.

Четвертое. Ежегодный аудит компании фирмой 1С. Отчёт, по которому может получить клиент. У нас это предусмотрено договором. Также договором между 1С и ООО «БухгалТерра» предусмотрены штрафные санкции за нарушение методологии учёта и нарушение единых стандартов, которые разработала 1С.

Пятое: Договором между Заказчиком и Исполнителем предусмотрена 100-процентная ответственность Исполнителя.

Шестое: Прозрачная и гибкая система ценообразования. Стоимость обслуживания будет зависеть от активности бизнеса. Если в бизнесе есть сезонные спады, то и стоимость обслуживания будет снижаться, в отличие от фиксированной абонентской платы или фиксированного оклада сотрудника (если бухгалтер в штате). Если у клиента есть кому вносить первичку, он тоже за это платить не будет, при этом всё будет под контролем аутсорсера.

– Как Вы думаете, всегда ли можно привлечь аутсорсера к ответственности?

– Моё мнение – аутсорсеру как минимум должен вас провести три года, только в этом случае можно будет доказать вину. Очень сложно провести границу ответственности и доказать вину, если год обслуживались в одной компании, потом решили пойти в другую, потом в третью и т.д.

Для этого прежде всего клиент должен быть настроен на долгосрочное сотрудничество и осмотрительно подходить к выбору компаний, тщательно проверять договоры, задавать правильные вопросы.

А чтобы правильно задавать вопросы, необходимо повышать свой образовательный уровень в части Управления финансами и ни в коем случае не полагаться только на бухгалтеров. Помните, по закону о Бухучёте это прежде всего Ваша ответственность.

– А если идти дальше…

– …Посмотрим, для чего вам бухучёт? Бухучёт у нас очень зарегламентирован (шаг влево, шаг вправо – расстрел), а еще есть налоговый учёт, у которого свои правила. Бухгалтеры стремятся подогнать бухгалтерский к налоговому, выбрасывают и не проводят расходы. Вы на это смотрите и говорите: ерунда какая, у меня совсем другие данные, бухгалтер начинает что-то пояснять на своей терминологии, вы не выдерживаете и посылаете подальше этот бухучёт. То есть получается, что бухгалтерский учёт далеко не основная функция в малом бизнесе, так почему тогда второстепенные функции не передать на аутсорсинг, чтобы этим занимались профильные компании и несли за свою работу ответственность. При этом ещё и экономия какая… А бухгалтеров своих лучше озадачьте управленческим учётом. Думаю, для каждого собственника было бы важно знать прогнозы кассовых разрывов, какая рентабельность, сколько вы реально зарабатываете и при этом сколько можно денег вытащить из бизнеса и т.д, то есть бухгалтерия должна быть неким инструментом в развитии компании, а не обузой, потому очень важно этот процесс оптимизировать.

Сейчас я готовлю семинар по «Управлению финансами», где на очень простых примерах показываю, что предприниматели не умеют считать прибыль. У нас 90% предпринимателей весь свой учёт сводят к движению денежных средств, что является колоссальной ошибкой при ведении бизнеса. Сколько компаний уже на этом обожглись и обанкротились.

– Деньги считать умеют все, а вот прибыль?...

– Можно сделать вполне логичный вывод: Управляйте финансами сами (не нужно эти вопросы делегировать), но я это не отношу к бухгалтерскому учету. Относитесь к этому вопросу правильно, ведите управленческий учёт сами, а бухгалтерский вполне можно отдать на сторону.

Если Вы решили открыть собственное дело, перед Вами обязательно встанет вопрос о том, кто и как будет руководить, распоряжаться Вашими финансами, оплачивать и выставлять счета, начислять заработную плату, готовить отчёты для налоговой инспекции и т.д. От этого во многом будет зависеть успех всего Вашего бизнеса. Очень часто, к сожалению, бывает так, что все Ваши усилия, все Ваши самые яркие и интересные идеи разбиваются из-за нерадивости или непорядочности того, кому Вы доверили это важнейшее направление своего бизнеса.

Александр Глазков

От редакции. Как разобраться в финансовых хитросплетениях современного рынка, что нужно делать, чтобы удержаться на плаву? Каждый решает эту проблему по-своему: можно, конечно, попытаться вести бухгалтерию самостоятельно, но тот, кто в бизнесе «и швец и жнец», вряд ли может рассчитывать на то, что его дело будет расти и развиваться. Можно нанять специалиста, благо желающих немало. Но как не ошибиться в выборе? Хорош или плох бухгалтер, покажет только время, но его зачастую нет. Да и метод проб и ошибок обходится порой слишком дорого. Можно обратиться к услугам аутсорсинговой компании… но и здесь есть свои подводные камни. Надёжна ли фирма, какова её репутация? Вопросы эти далеко не праздные.

На эти и другие вопросы ответы Вы всегда найдете у члена Союза «Центрально-Сибирская торгово-промышленная палата», директора аутсорсинговой компании «Бухгалтерра» Елены Герасименко (тел.: +79233285423, http:bugalterra.ru).